SPESEN UND SPESENREGLEMENT

Spesenregelungen stellen Unternehmen seit Jahren vor grosse Herausforderungen – sowohl in steuerrechtlicher Hinsicht als auch bei Sozialversicherungsabzügen. In diesem Beitrag möchten wir die wichtigsten Aspekte dieses Themas beleuchten:

Welche Regelungen gibt es zu Spesen?

Gemäss Artikel 327a Abs. 1 des Obligationenrechts (OR) sind alle echten, durch die Arbeit entstandenen Auslagen eines Arbeitnehmers als Spesen zu vergüten. Dies erfolgt ohne Einkommenssteuer- oder Sozialversicherungspflichten. Der Arbeitgeber ist also verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle Aufwendungen zu erstatten, die dieser im Interesse des Unternehmens gemacht hat.

Die Schwierigkeit der Abgrenzung zwischen geschäftlichen und privaten Ausgaben tritt oft bei Leistungen auf, die einen gemischten Zweck haben. Ein typisches Beispiel ist ein Geschäftswagen, der auch privat genutzt werden kann, oder ein Geschäftsessen mit Kunden.

Spesen müssen im Lohnausweis ordnungsgemäss aufgeführt werden. Die detaillierten Regelungen dazu finden sich in der Wegleitung zum Lohnausweis, die regelmäßig von der Schweizerischen Steuerkonferenz aktualisiert wird.

Welche Spesenarten gibt es?

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen effektiven Spesen und Pauschalspesen:

Effektive Spesen

Hierbei werden alle Ausgaben genau abgerechnet. Dazu gehören auch pauschale Vergütungen, die für tatsächlich erfolgte Ereignisse bezahlt werden, wie zum Beispiel eine Pauschale von maximal CHF 30 für ein Mittagessen im Aussendienst. Solange alle Vorgaben eingehalten werden, reicht es, im Lohnausweis bei Ziffer 13.1.1 ein Kreuz zu setzen, und der effektive Spesenbetrag muss nicht explizit angegeben werden.

Pauschalspesen

Bei Pauschalspesen erhält der Mitarbeiter einen monatlichen Betrag, der in etwa den tatsächlichen Auslagen entspricht. Diese Pauschalen decken einen bestimmten Zeitraum ab, wie etwa monatliche Auto- oder Repräsentationsspesen. Auch hier ist es ausreichend, im Lohnausweis Ziffer 13.1.1 anzukreuzen, wenn die Pauschalspesen den Vorgaben entsprechen.

Steuerliche Beurteilung von Spesen

• Alle effektiven Spesenvergütungen, die bei einem Arbeitnehmer angefallen sind (inkl. Spesenauslagen, welche über Unternehmenskreditkarten bezahlt werden), müssen steuerlich deklariert werden.  

• Keine Deklarationspflicht (nicht Bestandteil des Bruttolohnes) von Spesenauslagen besteht, wenn folgende Vorgaben eingehalten werden. (Hinweis: Für die Anwendung der nachfolgenden Pauschalen ist eine tatsächliche Reisetätigkeit Voraussetzung.)
  

• Übernachtungsspesen werden gegen Beleg zurückerstattet
  

• Die Höhe der effektiven Spesenvergütung für Mittag- oder Abendessen entspricht in der Regel einem Wert von maximal CHF 35.- bzw. die Pauschale für eine Hauptmahlzeit beträgt maximal CHF 30.-
  

• Kundeneinladungen und ähnliches werden ordnungsgemäss gegen Originalquittung abgerechnet
  

• Die Benutzung öffentlicher Transportmittel (Bahn, Flugzeug usw.) erfolgt gegen Beleg
  

• Für die geschäftliche Benutzung des Privatfahrzeuges werden maximal 70 Rappen pro Kilometer vergütet
  

• Kleinspesen werden, soweit möglich, gegen Beleg oder in Form einer Tagespauschale von maximal CHF 20.- vergütet
  

• Werden alle Vorgaben eingehalten, genügt es, im kleinen Feld zu Ziffer 13.1.1 des Lohnausweises ein Kreuz (X) einzusetzen. Auf die Angabe des effektiven Spesenbetrages kann verzichtet werden.

Genehmigtes Spesenreglement

Unternehmen können ein Spesenreglement bei der Steuerverwaltung des Sitzkantons genehmigen lassen. Dieses regelt die Vergütung von Spesen und bietet den Vorteil, dass die Steuerverwaltung sowie die Sozialversicherungen in der ganzen Schweiz die gezahlten Spesen anerkennen. Dies verhindert, dass Spesen als Einkommen aufgerechnet werden. Individuelle Regelungen sind möglich, und in bestimmten Fällen kann von den allgemeinen Vorgaben abgewichen werden.

Welche Spesenregelung ist sinnvoll?

Ob effektive oder pauschale Spesen die bessere Wahl sind, hängt vom individuellen Unternehmen ab. Bei häufigem Außendienst oder Reisetätigkeit und bei der Zahlung von Pauschalspesen empfiehlt sich in der Regel ein genehmigtes Spesenreglement.

Dieser Blog kann nur einen groben Überblick über die komplexe Thematik Spesen und Spesenreglemente vermitteln. Gerne steht Ihnen unser diplomierter Treuhandexperte Petar Eldic zur Verfügung, um die für Ihre Situation passende Lösung zu finden und mit Ihnen umzusetzen.

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